ระบบการจัดการ
บริษัท Siam Motor Alfa Bata จำกัด
บริษัท Siam Motor Alfa Bata จำกัด
ประวัติความเป็นมา
บริษัท Siam Motor Alfa Bata ตั้งอยู่ในจังหวัดชุมพร ซึ่งเป็นการร่วมทุนกันของพี่น้อง 3 คน เป็นบริษัทตัวแทนจำหน่ายรถจักรยานยนต์ยี่ห้อ HONDA และยังเป็นศูนย์บริการรับซ่อมรถจักรยานยนต์ของ HONDA รวมทั้งรถจักรยานยนต์ยี่ห้ออื่นๆ ด้วย ลักษณะของบริษัทจะจำหน่ายรถของ HONDA ทั้งจ่ายสดและจ่ายผ่อนส่งเป็นรายเดือน ซึ่งสำหรับลูกค้าที่ซื้อรถของทางบริษัทจะมีของสมนาคุณให้ เช่น ทองคำ โทรทัศน์ หม้อหุงข้าว พัดลม ร่ม ซึ่งทั้งหมดขึ้นอยู่กับโปรโมชั่นของทางบริษัทด้วย
ภารกิจหลักของบริษัท
1. บริการที่ดีมีคุณภาพให้กับลูกค้าให้เป็นที่พึงพอใจ
2. จัดจำหน่ายสินค้าด้วยราคาที่ยุติธรรม
3. ซ่อมแซมและตรวจเช็คสินค้าที่ลูกค้านำมาซ่อมให้มีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น
วัตถุประสงค์ของบริษัท
1. เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากขึ้น
2. เพื่อเพิ่มภาพลักษณ์ที่ดีให้กับบริษัท
3. เพื่อการผลิตสินค้าให้ได้มาตรฐาน
4. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับพนักงาน
5. เพื่อลดต้นทุนในการผลิต
เป้าหมายของบริษัท
เพื่อสร้างผลกำไรสูงสุด
ประธานบริษัท
มีหน้าที่ในการกำหนดนโยบายการบริหารงานของบริษัทเพื่อให้การดำเนินงานภายในบริษัทเป็นไปอย่างคล่องตัวมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งสามารถตรวจสอบผลการปฏิบัติงานและแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นของแต่ละฝ่ายได้อย่างรวดเร็วทันเวลา ตลอดจนประเมินผลงานของฝ่ายต่าง ๆ
ปัญหาระบบการทำงานเดิม
1. ระบบการทำงานของบริษัทจะใช้กระดาษเป็นเอกสารสำคัญในการจัดเก็บข้อมูลต่างๆทำให้สิ้นเปลืองงบประมาณในการสั่งซื้อกระดาษ แฟ้มจัดเก็บเอกสาร ตู้เก็บเอกสาร รวมทั้ง
สิ้นเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บ
2. เอกสารสามารถเกิดความเสียหายได้ง่ายเช่น โดนหนูหรือแมลงกัด โดนน้ำหรือความชื้นและสูญหายได้ง่าย
3. ในกรณีที่ลุกค้าไม่นำเงินมาผ่อนส่งภายใน 3 เดือน พนักงานจะต้องนำเอกสารออกมา
ตรวจสอบเพื่อทำการส่งเอกสารแจ้งเตือน ซึ่งทำให้ล่าช้าและเสียเวลาต่อการค้นหาข้อมูล
4. การสั่งซื้อสินค้าจากบริษัทแม่ หรือหากมีการเปลี่ยนแปลงราคาสินค้าจะกระทำโดยการส่งจดหมายทำให้ข้อมูลที่ส่งถึงล่าช้า
5. การตรวจสอบสินค้าในคลังสินค้า เมื่อมีการรับสินค้าเข้ามาหรือขายสินค้าออกไปเกิดความยุ่งยากเสียเวลา เนื่องจากต้องค้นหาจากแฟ้มเอกสาร
วัตถุประสงค์ของการพัฒนาระบบใหม่
ซึ่งจะเป็นการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นตัวช่วยในการจัดการแก้ไขปัญหาในระบบการทำงานเดิม ซึ่งมีวัตถุประสงค์ดังนี้
1.เพื่อการให้บริการที่สะดวกทั่วถึงและรวดเร็ว
2.เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ จัดเก็บ ค้นหาข้อมูลและลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
3. เพื่อแก้ไขปัญหาด้านการจัดการคลังสินค้า
4.เพื่อประหยัดงบประมาณในส่วนที่ฟุ่มเฟือย
5.เพื่อให้ข้อมูลมีความถูกต้องชัดเจนมากยิ่งขึ้น และเชื่อถือได้
ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
1. ขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่มีความสะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
2. เกิดความผิดพลาดในการทำงานน้อยลง
3. สามารถจัดการข้อมูลในแต่ละหน่วยงานของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
5. สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับบริษัท
การดำเนินงานของแต่ละระบบ
1.ระบบงานขาย
มีหน้าที่ในการให้บริการเกี่ยวกับข้อมูลสินค้าแก่ลูกค้า เพื่อเป็นทางเลือกในการตัดสินใจให้กับลูกค้า และจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้ารวมทั้งอะไหล่รถจักรยานยนต์ โดยจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าและรายละเอียดในการซื้อขาย ซึ่งเอกสารที่ใช้ประกอบด้วยส่วนต่างๆดังนี้
- รหัสขาย - รายละเอียดของสินค้า
- รหัสผู้ซื้อ - ราคาสินค้า
- ชื่อผู้ซื้อ - วันเดือนปีที่ขาย
- ที่อยู่ - ชื่อพนักงานขาย
- เบอร์โทรศัพท์
2. ระบบงานบัญชี
มีหน้าที่ในการดูแลด้านการเงินและการบัญชีของบริษัท อันได้แก่ การเรียกเก็บเงินจากลูกค้าที่ซื้อสินค้าเงินผ่อน การจัดทำงบของบริษัท ฯลฯ ซึ่งเอกสารที่ใช้มีส่วนประกอบต่างๆดังนี้
- วันเดือนปีที่รับเงิน
- รหัสผู้ซื้อ
- จำนวนเงิน
- ยอดที่ค้างชำระ
- จำนวนงวดคงเหลือ
- ผู้รับเงิน
3.ระบบซ่อมบำรุง / ให้บริการ
มีหน้าที่ในการให้บริการทางด้านการซ่อมรถจักรยานยนต์ให้แก่ลูกค้า และตรวจเช็คสภาพรถโดยเอกสารที่ใช้ประกอบไปด้วยส่วนต่างๆดังนี้
- ชื่อลูกค้า
- รายละเอียดของการซ่อม
- ค่าบริการ/อะไหล่
- ยอดชำระเงิน
- ผู้ให้บริการ
4.ระบบคลังสินค้า
มีหน้าที่ในการดูแลความเรียบร้อยและตรวจเช็คสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า รวมทั้งสั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้า ซึ่งเอกสารที่ใช้ประกอบด้วยส่วนต่างๆดังนี้
- รหัสสินค้า
- ชื่อสินค้า
- รายละเอียดของสินค้า
- ราคาของสินค้า
- จำนวนของสินค้า
ข้อดีของการปรับปรุงระบบใหม่
1.ระบบงานขาย
• ทำให้ทราบรายละเอียดของการขายในแต่ละวัน
• สามารถตรวจสอบได้ว่าสินค้าตัวใดที่ถูกขาย และเหลือจำนวน สินค้าเท่าไหร่
• ทำให้มีข้อผิดพลาดในการทำงานน้อยลง
• สามารถตรวจสอบข้อมูลได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น
2.ระบบบัญชี
• สามารถจัดสรรด้านการเงินได้อย่างมีระบบ
• ทำให้ตรวจสอบข้อมูลทางการเงินของลูกค้าได้ง่ายขึ้น
• มีความถูกต้องแม่นยำของข้อมูลการเงิน
3.ระบบซ่อมบำรุง / ให้บริการ
• ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างมีระบบ
• สามารถตรวจสอบข้อมูลในภายหลังได้
• ทำให้การบริการลูกค้ามีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
4.ระบบคลังสินค้า
• ทำให้ทราบรายละเอียดและจำนวนของสินค้าในคลังสินค้า
• ทำให้การขายสินค้ามีความสะดวกยิ่งขึ้น
• ทำให้ง่ายต่อการค้นหาสินค้าในคลังสินค้า
ปัญหาที่พบในการดำเนินงานของแต่ละส่วนงาน
แผนกขาย
หน้าที่ของแผนกขาย
มีหน้าที่ในการให้บริการเกี่ยวกับข้อมูลสินค้าแก่ลูกค้า เพื่อเป็นทางเลือกในการตัดสินใจให้กับลูกค้า และจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้ารวมทั้งอะไหล่รถจักรยานยนต์ โดยจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าและรายละเอียดในการซื้อขาย
ปัญหาของแผนกขาย
1. เอกสารมีจำนวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ ซึ่งมีเอกสารดังนี้
1.1 เอกสารข้อมูลลูกค้า
1.2 เอกสารข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า
1.3 เอกสารเกี่ยวกับสินค้า
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีเยอะและจัดเก็บไว้หลายที่
4. ข้อมูลมีการสูญหาย เพราะไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่ต้องการอยู่ตรงไหน เนื่องจากการเก็บเอกสารยังไม่เป็นระบบ อาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย
5. ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน
6. ข้อมูลมีความแตกต่าง เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลงเช่น เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่ เพราะลูกค้าอาจจะมีเบอร์โทรศัพท์หลายเบอร์และมีการย้ายสถานที่อยู่เรื่อย ๆ
แผนกบัญชี
หน้าที่ของแผนกบัญชี
……….มีหน้าที่ในการดูแลด้านการเงินและการบัญชีของบริษัท อันได้แก่ การเรียกเก็บเงินจากลูกค้าที่ซื้อสินค้าเงินผ่อน การจัดทำงบของบริษัท ฯลฯ
ปัญหาของแผนกบัญชี
1. เอกสารมีจำนวนมาก และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
4. เอกสารสูญหาย เพราะเอกสารมีจำนวนมาก และเอกสารส่วนใหญ่เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับการเงิน หากสูญหายอาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหายอย่างมาก
5. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินทำได้ช้า ไม่สะดวกรวดเร็ว
6. ข้อมูลอาจเกิดการผิดพลาดได้ถ้าเอกสารไม่ถูกต้องหรือเอกสารสูญหาย
7. รายงานทางการเงินที่ทำโดยมือจะทำให้เข้าใจได้ยาก เนื่องจากลายมือหรือรูปแบบของรายงานเพราะจะมีความหลากหลายและมีความแตกต่างกันไป
แผนกซ่อมบำรุง / ให้บริการ
หน้าที่ของแผนกซ่อมบำรุง / ให้บริการ
……….มีหน้าที่ในการให้บริการทางด้านการซ่อมรถจักรยานยนต์ให้แก่ลูกค้า และตรวจเช็คสภาพรถ
ปัญหาของแผนกซ่อมบำรุง / ให้บริการ
1.มีปัญหาเรื่องการวินิจฉัยปัญหาไม่ตรงจุด
2.ขาดความรู้ความสามารถในการบริการ
3.ขาดการดูและบำรุงรักษาเครื่องมือที่ใช้ในงานซ่อม
4.ซ่อมรถไม่เสร็จตามเวลานัดหมาย
5.ขาดการสื่อสารที่ดีระหว่างพนักงานด้วยกัน
แผนกคลังสินค้า
หน้าที่ของแผนกคลังสินค้า
มีหน้าที่ในการดูแลความเรียบร้อยและตรวจเช็คสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า รวมทั้งสั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้า
ปัญหาของแผนกคลังสินค้า
1. จัดหาอะไหล่ไม่ตรงกับที่ฝ่ายบริการต้องการใช้ในการซ่อม
2. ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
3. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้
4. ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไป เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร
5. การสต็อกอะไหล่ไม่เพียงพอ
ปัญหาระหว่างแผนก
ปัญหาระหว่างแผนกงานขายกับแผนกงานบัญชี
1. หากแผนกขายไม่นำเอกสารสั่งซื้อสินค้ามาส่งให้แก่แผนกบัญชี แผนกบัญชีก็จะไม่ทราบยอดการสั่งซื้อ
2. หากแผนกขายทำเอกสารการชำระเงินของลูกค้าหาย แผนกบัญชีก็จะไม่ทราบข้อมูลการชำระเงินของลูกค้า
3.หากแผนกขายได้ขายสินค้าไป โดยไม่ได้แจ้งให้แผนกบัญชีทราบจะทำให้ยอดขายกับยอดการเงินของบริษัทไม่เท่ากัน
ปัญหาระหว่างแผนกงานขายกับแผนกคลังสินค้า
1. หากแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า แผนกขายก็จะไม่ทราบว่าจำนวนสินค้าว่าเพียงพอกับการขายหรือไม่
2. หากแผนกขายขายสินค้าไปโดยไม่แจ้งแผนกคลังสินค้าๆก็จะไม่ทราบจำนวนสินค้าที่เหลืออยู่ ทำให้เสียเวลาในการตรวจนับใหม่
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกคลังสินค้า
ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ได้แจ้งยอดการคลังสินค้าให้แผนกบัญชีทราบ แผนกบัญชีก็ไม่สามารถทำงบการเงินได้ เพราะจะต้องทราบยอดสินค้าคงเหลือของแต่ละงวด
ปัญหาระหว่างแผนกซ่อมบำรุงกับแผนกคลังสินค้า
ถ้าแผนกซ่อมบำรุง อุปกรณ์เครื่องมือหมดต้องไปเบิกแผนกคลังสินค้า ซึ่งอุปกรณ์บางชิ้นหมดไม่สามารถหาซื้อได้ และระยะเวลาในการสั่งซื้ออุปกรณ์นั้นๆ กินเวลาพอสมควร
ขอบเขตของการพัฒนาระบบ
1. ระบบงานขาย
2. ระบบงานบัญชี
3. ระบบซ่อมบำรุง/ให้บริการ
4. ระบบคลังสินค้า
ตารางแสดงรายการ การทำงาน (Functions) หรือกิจกรรมทางธุรกิจทั้งหมดขององค์กร
1. เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากขึ้น
2. เพื่อเพิ่มภาพลักษณ์ที่ดีให้กับบริษัท
3. เพื่อการผลิตสินค้าให้ได้มาตรฐาน
4. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับพนักงาน
5. เพื่อลดต้นทุนในการผลิต
เป้าหมายของบริษัท
เพื่อสร้างผลกำไรสูงสุด
ประธานบริษัท
มีหน้าที่ในการกำหนดนโยบายการบริหารงานของบริษัทเพื่อให้การดำเนินงานภายในบริษัทเป็นไปอย่างคล่องตัวมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งสามารถตรวจสอบผลการปฏิบัติงานและแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นของแต่ละฝ่ายได้อย่างรวดเร็วทันเวลา ตลอดจนประเมินผลงานของฝ่ายต่าง ๆ
ปัญหาระบบการทำงานเดิม
1. ระบบการทำงานของบริษัทจะใช้กระดาษเป็นเอกสารสำคัญในการจัดเก็บข้อมูลต่างๆทำให้สิ้นเปลืองงบประมาณในการสั่งซื้อกระดาษ แฟ้มจัดเก็บเอกสาร ตู้เก็บเอกสาร รวมทั้ง
สิ้นเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บ
2. เอกสารสามารถเกิดความเสียหายได้ง่ายเช่น โดนหนูหรือแมลงกัด โดนน้ำหรือความชื้นและสูญหายได้ง่าย
3. ในกรณีที่ลุกค้าไม่นำเงินมาผ่อนส่งภายใน 3 เดือน พนักงานจะต้องนำเอกสารออกมา
ตรวจสอบเพื่อทำการส่งเอกสารแจ้งเตือน ซึ่งทำให้ล่าช้าและเสียเวลาต่อการค้นหาข้อมูล
4. การสั่งซื้อสินค้าจากบริษัทแม่ หรือหากมีการเปลี่ยนแปลงราคาสินค้าจะกระทำโดยการส่งจดหมายทำให้ข้อมูลที่ส่งถึงล่าช้า
5. การตรวจสอบสินค้าในคลังสินค้า เมื่อมีการรับสินค้าเข้ามาหรือขายสินค้าออกไปเกิดความยุ่งยากเสียเวลา เนื่องจากต้องค้นหาจากแฟ้มเอกสาร
วัตถุประสงค์ของการพัฒนาระบบใหม่
ซึ่งจะเป็นการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นตัวช่วยในการจัดการแก้ไขปัญหาในระบบการทำงานเดิม ซึ่งมีวัตถุประสงค์ดังนี้
1.เพื่อการให้บริการที่สะดวกทั่วถึงและรวดเร็ว
2.เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ จัดเก็บ ค้นหาข้อมูลและลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
3. เพื่อแก้ไขปัญหาด้านการจัดการคลังสินค้า
4.เพื่อประหยัดงบประมาณในส่วนที่ฟุ่มเฟือย
5.เพื่อให้ข้อมูลมีความถูกต้องชัดเจนมากยิ่งขึ้น และเชื่อถือได้
ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
1. ขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่มีความสะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
2. เกิดความผิดพลาดในการทำงานน้อยลง
3. สามารถจัดการข้อมูลในแต่ละหน่วยงานของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
5. สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับบริษัท
การดำเนินงานของแต่ละระบบ
1.ระบบงานขาย
มีหน้าที่ในการให้บริการเกี่ยวกับข้อมูลสินค้าแก่ลูกค้า เพื่อเป็นทางเลือกในการตัดสินใจให้กับลูกค้า และจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้ารวมทั้งอะไหล่รถจักรยานยนต์ โดยจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าและรายละเอียดในการซื้อขาย ซึ่งเอกสารที่ใช้ประกอบด้วยส่วนต่างๆดังนี้
- รหัสขาย - รายละเอียดของสินค้า
- รหัสผู้ซื้อ - ราคาสินค้า
- ชื่อผู้ซื้อ - วันเดือนปีที่ขาย
- ที่อยู่ - ชื่อพนักงานขาย
- เบอร์โทรศัพท์
2. ระบบงานบัญชี
มีหน้าที่ในการดูแลด้านการเงินและการบัญชีของบริษัท อันได้แก่ การเรียกเก็บเงินจากลูกค้าที่ซื้อสินค้าเงินผ่อน การจัดทำงบของบริษัท ฯลฯ ซึ่งเอกสารที่ใช้มีส่วนประกอบต่างๆดังนี้
- วันเดือนปีที่รับเงิน
- รหัสผู้ซื้อ
- จำนวนเงิน
- ยอดที่ค้างชำระ
- จำนวนงวดคงเหลือ
- ผู้รับเงิน
3.ระบบซ่อมบำรุง / ให้บริการ
มีหน้าที่ในการให้บริการทางด้านการซ่อมรถจักรยานยนต์ให้แก่ลูกค้า และตรวจเช็คสภาพรถโดยเอกสารที่ใช้ประกอบไปด้วยส่วนต่างๆดังนี้
- ชื่อลูกค้า
- รายละเอียดของการซ่อม
- ค่าบริการ/อะไหล่
- ยอดชำระเงิน
- ผู้ให้บริการ
4.ระบบคลังสินค้า
มีหน้าที่ในการดูแลความเรียบร้อยและตรวจเช็คสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า รวมทั้งสั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้า ซึ่งเอกสารที่ใช้ประกอบด้วยส่วนต่างๆดังนี้
- รหัสสินค้า
- ชื่อสินค้า
- รายละเอียดของสินค้า
- ราคาของสินค้า
- จำนวนของสินค้า
ข้อดีของการปรับปรุงระบบใหม่
1.ระบบงานขาย
• ทำให้ทราบรายละเอียดของการขายในแต่ละวัน
• สามารถตรวจสอบได้ว่าสินค้าตัวใดที่ถูกขาย และเหลือจำนวน สินค้าเท่าไหร่
• ทำให้มีข้อผิดพลาดในการทำงานน้อยลง
• สามารถตรวจสอบข้อมูลได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น
2.ระบบบัญชี
• สามารถจัดสรรด้านการเงินได้อย่างมีระบบ
• ทำให้ตรวจสอบข้อมูลทางการเงินของลูกค้าได้ง่ายขึ้น
• มีความถูกต้องแม่นยำของข้อมูลการเงิน
3.ระบบซ่อมบำรุง / ให้บริการ
• ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างมีระบบ
• สามารถตรวจสอบข้อมูลในภายหลังได้
• ทำให้การบริการลูกค้ามีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
4.ระบบคลังสินค้า
• ทำให้ทราบรายละเอียดและจำนวนของสินค้าในคลังสินค้า
• ทำให้การขายสินค้ามีความสะดวกยิ่งขึ้น
• ทำให้ง่ายต่อการค้นหาสินค้าในคลังสินค้า
ปัญหาที่พบในการดำเนินงานของแต่ละส่วนงาน
แผนกขาย
หน้าที่ของแผนกขาย
มีหน้าที่ในการให้บริการเกี่ยวกับข้อมูลสินค้าแก่ลูกค้า เพื่อเป็นทางเลือกในการตัดสินใจให้กับลูกค้า และจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้ารวมทั้งอะไหล่รถจักรยานยนต์ โดยจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าและรายละเอียดในการซื้อขาย
ปัญหาของแผนกขาย
1. เอกสารมีจำนวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ ซึ่งมีเอกสารดังนี้
1.1 เอกสารข้อมูลลูกค้า
1.2 เอกสารข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า
1.3 เอกสารเกี่ยวกับสินค้า
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีเยอะและจัดเก็บไว้หลายที่
4. ข้อมูลมีการสูญหาย เพราะไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่ต้องการอยู่ตรงไหน เนื่องจากการเก็บเอกสารยังไม่เป็นระบบ อาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย
5. ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน
6. ข้อมูลมีความแตกต่าง เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลงเช่น เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่ เพราะลูกค้าอาจจะมีเบอร์โทรศัพท์หลายเบอร์และมีการย้ายสถานที่อยู่เรื่อย ๆ
แผนกบัญชี
หน้าที่ของแผนกบัญชี
……….มีหน้าที่ในการดูแลด้านการเงินและการบัญชีของบริษัท อันได้แก่ การเรียกเก็บเงินจากลูกค้าที่ซื้อสินค้าเงินผ่อน การจัดทำงบของบริษัท ฯลฯ
ปัญหาของแผนกบัญชี
1. เอกสารมีจำนวนมาก และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
4. เอกสารสูญหาย เพราะเอกสารมีจำนวนมาก และเอกสารส่วนใหญ่เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับการเงิน หากสูญหายอาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหายอย่างมาก
5. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินทำได้ช้า ไม่สะดวกรวดเร็ว
6. ข้อมูลอาจเกิดการผิดพลาดได้ถ้าเอกสารไม่ถูกต้องหรือเอกสารสูญหาย
7. รายงานทางการเงินที่ทำโดยมือจะทำให้เข้าใจได้ยาก เนื่องจากลายมือหรือรูปแบบของรายงานเพราะจะมีความหลากหลายและมีความแตกต่างกันไป
แผนกซ่อมบำรุง / ให้บริการ
หน้าที่ของแผนกซ่อมบำรุง / ให้บริการ
……….มีหน้าที่ในการให้บริการทางด้านการซ่อมรถจักรยานยนต์ให้แก่ลูกค้า และตรวจเช็คสภาพรถ
ปัญหาของแผนกซ่อมบำรุง / ให้บริการ
1.มีปัญหาเรื่องการวินิจฉัยปัญหาไม่ตรงจุด
2.ขาดความรู้ความสามารถในการบริการ
3.ขาดการดูและบำรุงรักษาเครื่องมือที่ใช้ในงานซ่อม
4.ซ่อมรถไม่เสร็จตามเวลานัดหมาย
5.ขาดการสื่อสารที่ดีระหว่างพนักงานด้วยกัน
แผนกคลังสินค้า
หน้าที่ของแผนกคลังสินค้า
มีหน้าที่ในการดูแลความเรียบร้อยและตรวจเช็คสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า รวมทั้งสั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้า
ปัญหาของแผนกคลังสินค้า
1. จัดหาอะไหล่ไม่ตรงกับที่ฝ่ายบริการต้องการใช้ในการซ่อม
2. ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
3. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้
4. ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไป เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร
5. การสต็อกอะไหล่ไม่เพียงพอ
ปัญหาระหว่างแผนก
ปัญหาระหว่างแผนกงานขายกับแผนกงานบัญชี
1. หากแผนกขายไม่นำเอกสารสั่งซื้อสินค้ามาส่งให้แก่แผนกบัญชี แผนกบัญชีก็จะไม่ทราบยอดการสั่งซื้อ
2. หากแผนกขายทำเอกสารการชำระเงินของลูกค้าหาย แผนกบัญชีก็จะไม่ทราบข้อมูลการชำระเงินของลูกค้า
3.หากแผนกขายได้ขายสินค้าไป โดยไม่ได้แจ้งให้แผนกบัญชีทราบจะทำให้ยอดขายกับยอดการเงินของบริษัทไม่เท่ากัน
ปัญหาระหว่างแผนกงานขายกับแผนกคลังสินค้า
1. หากแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า แผนกขายก็จะไม่ทราบว่าจำนวนสินค้าว่าเพียงพอกับการขายหรือไม่
2. หากแผนกขายขายสินค้าไปโดยไม่แจ้งแผนกคลังสินค้าๆก็จะไม่ทราบจำนวนสินค้าที่เหลืออยู่ ทำให้เสียเวลาในการตรวจนับใหม่
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกคลังสินค้า
ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ได้แจ้งยอดการคลังสินค้าให้แผนกบัญชีทราบ แผนกบัญชีก็ไม่สามารถทำงบการเงินได้ เพราะจะต้องทราบยอดสินค้าคงเหลือของแต่ละงวด
ปัญหาระหว่างแผนกซ่อมบำรุงกับแผนกคลังสินค้า
ถ้าแผนกซ่อมบำรุง อุปกรณ์เครื่องมือหมดต้องไปเบิกแผนกคลังสินค้า ซึ่งอุปกรณ์บางชิ้นหมดไม่สามารถหาซื้อได้ และระยะเวลาในการสั่งซื้ออุปกรณ์นั้นๆ กินเวลาพอสมควร
ขอบเขตของการพัฒนาระบบ
1. ระบบงานขาย
2. ระบบงานบัญชี
3. ระบบซ่อมบำรุง/ให้บริการ
4. ระบบคลังสินค้า
ตารางแสดงรายการ การทำงาน (Functions) หรือกิจกรรมทางธุรกิจทั้งหมดขององค์กร
|
หน้าที่
|
หน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
|
ระบบสารสนเทศ
|
|
1.ขาย
|
1.ลูกค้า
|
1.ระบบการเงิน
|
|
2.บัญชี
|
2.สินค้า
|
2.ระบบคลังสินค้า
|
|
3.ซ่อมบำรุง
|
3.อุปกรณ์
|
3.ระบบจัดเก็บเอกสาร
|
|
4.คลังสินค้า
|
4.บัญชีการเงิน
|
4.ระบบขนส่ง
|
|
|
5.ใบสั่งสินค้า
|
5.ระบบจัดซื้อสินค้า
|
|
|
6.ใบสั่งซื้อสินค้า
|
6.ระบบตรวจสอบสินค้า
|
|
|
7.ใบรับสินค้า
|
7.ระบบจัดเก็บอุปกรณ์
|
|
|
8.ใบจ่ายเงิน
|
8.ระบบส่งเสริมการขาย
|
|
|
9.ใบเส็จรับเงิน
|
9.ระบบสินเชื่อ
|
|
|
10.ใบตรวจเช็คสินค้า
|
|
|
|
11. ใบเบิกอุปกรณ์
|
|
|
|
12.ใบข้อมูลลูกค้า
|
|
|
|
13.ใบประวัติลูกค้า
|
|
|
|
14.ใบข้อมูลสินค้า
|
|
|
|
15.พนักงานขาย
|
|
|
|
16.ผู้จัดจำหน่าย
|
|
|
|
17.พนักงานบัญชี
|
|
|
|
18.พนักงานคลังสินค้า
|
|
|
|
19.พนักงานซ่อมบำรุง
|
|
แสดงการจำแนกกิจกรรม (Activities) ของหน้า ที่การทำงาน (Functions) ในบริษัท
|
แผนกขาย
|
||
|
จำหน่ายสินค้า
|
||
|
เก็บข้อมูลของลูกค้า
|
||
|
ให้ข้อมูลสินค้าแก่ลูกค้า
|
||
|
เก็บข้อมูลการสั่งซื้อ
|
||
|
แผนกบัญชี
|
||
|
จัดเก็บเงินค่าสินค้า
|
||
|
จัดทำบัญชีของบริษัท
|
||
|
ทำรายงานการเงิน
|
||
|
แผนกคลังสินค้า
|
||
|
ตรวจสอบสินค้า
|
||
|
รับข้อมูลการสั่งสินค้า
|
||
|
จัดซื้อวัตถุดิบ ชิ้นส่วนอุปกรณ์
|
||
|
สั่งสินค้าไปยังแผนกที่ต้องการ
|
||
|
แผนกซ่อมบำรุง
|
||
|
ดูแลรับผิดชอบเครื่องมือต่างๆ
|
||
|
วางแผนการพัฒนาบุคลากรในฝ่ายซ่อมบำรุง
|
||
|
ซ่อมบำรุงรถลูกค้า
|
||
ตารางความสำพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน้าข้อมูลที่ถูกต้อง
 |
ขั้นตอนที่ 1
การค้นหาและเลือกสรรโครงการ
ค้นหาโครงการที่ต้องการพัฒนา
ชื่อโครงการ แผนก
โครงการส่งเสริมการขาย การขาย
โครงการพัฒนาระบบสินเชื่อ การบัญชี
โครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า คลังสินค้า
จำแนกและจัดกลุ่มโครงการที่ค้นหามา
โครงการทั้ง 3 ที่สามารถค้าหามาได้ มีวัตถุประสงค์ของโครงการที่แตกต่างกันดังนี้
1. โครงการส่งเสริมการขาย
มีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างความเชื่อมั่น และกระตุ้นการตลาด มุ่งสู่ผู้บริโภค และเป็นการสนับสนุนให้เกิดแรงจูงใจในการซื้อสินค้ากับทางบริษัท
2. โครงการพัฒนาระบบสินเชื่อ
มีวัตถุประสงค์เพื่อลดขั้นตอนในการคำนวณค่างวดและค่าติดตามการค้างชำระค่างวด สำหรับลูกค้าที่ซื้อสินค้าแบบเงินผ่อน ก็จะมีการป้อนข้อมูลต่าง ๆ เช่น เงินดาวน์ ยอดเงินคงเหลือที่ยังค้างชำระทั้งหมด เงินที่จะต้องผ่อนส่งในแต่ละเดือน ดอกเบี้ยที่ต้องจ่ายในแต่ละเดือน จำนวนเดือนที่ต้องผ่อนส่ง เป็นต้น
3. โครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า
มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บสินค้า รวมทั้งสะดวกต่อการตรวจสอบสินค้าคงเหลือในคลัง ว่าสินค้าประเภทไหน เหลืออยู่จำนวนเท่าไหร่ จะได้ทำการสั่งซื้อสินค้าเหล่านั้นมาเก็บไว้ในคลังสินค้า เพื่อไม่ให้เกิดภาวะขาดแคลนสินค้า ซึ่งอาจจะส่งผลกระทบ เมื่อมีลูกค้ามาสั่งซื้อสินค้าและไม่ได้รับสินค้าที่ต้องการกลับไป อาจจะทำให้ความน่าเชื่อถือและความไว้วางใจของบริษัทลดลง
เมื่อพิจารณาโครงการทั้ง 3 แล้ว พบว่าล้วนให้ประโยชน์กับบริษัท จึงจำเป็นต้องคัดเลือกโครงการที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำโครงการทั้ง 3 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของบริษัทเพื่อค้นหาโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียดจากตารางดังต่อไปนี้
ตารางการเปรียบเทียบ
โครงการพัฒนาระบบสินเชื่อ การบัญชี
โครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า คลังสินค้า
จำแนกและจัดกลุ่มโครงการที่ค้นหามา
โครงการทั้ง 3 ที่สามารถค้าหามาได้ มีวัตถุประสงค์ของโครงการที่แตกต่างกันดังนี้
1. โครงการส่งเสริมการขาย
มีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างความเชื่อมั่น และกระตุ้นการตลาด มุ่งสู่ผู้บริโภค และเป็นการสนับสนุนให้เกิดแรงจูงใจในการซื้อสินค้ากับทางบริษัท
2. โครงการพัฒนาระบบสินเชื่อ
มีวัตถุประสงค์เพื่อลดขั้นตอนในการคำนวณค่างวดและค่าติดตามการค้างชำระค่างวด สำหรับลูกค้าที่ซื้อสินค้าแบบเงินผ่อน ก็จะมีการป้อนข้อมูลต่าง ๆ เช่น เงินดาวน์ ยอดเงินคงเหลือที่ยังค้างชำระทั้งหมด เงินที่จะต้องผ่อนส่งในแต่ละเดือน ดอกเบี้ยที่ต้องจ่ายในแต่ละเดือน จำนวนเดือนที่ต้องผ่อนส่ง เป็นต้น
3. โครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า
มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บสินค้า รวมทั้งสะดวกต่อการตรวจสอบสินค้าคงเหลือในคลัง ว่าสินค้าประเภทไหน เหลืออยู่จำนวนเท่าไหร่ จะได้ทำการสั่งซื้อสินค้าเหล่านั้นมาเก็บไว้ในคลังสินค้า เพื่อไม่ให้เกิดภาวะขาดแคลนสินค้า ซึ่งอาจจะส่งผลกระทบ เมื่อมีลูกค้ามาสั่งซื้อสินค้าและไม่ได้รับสินค้าที่ต้องการกลับไป อาจจะทำให้ความน่าเชื่อถือและความไว้วางใจของบริษัทลดลง
เมื่อพิจารณาโครงการทั้ง 3 แล้ว พบว่าล้วนให้ประโยชน์กับบริษัท จึงจำเป็นต้องคัดเลือกโครงการที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำโครงการทั้ง 3 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของบริษัทเพื่อค้นหาโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียดจากตารางดังต่อไปนี้
ตารางการเปรียบเทียบ
เลือกโครงการที่เหมาะสม
จากตารางเปรียบเทียบโครงการตามวัตถุประสงค์ของบริษัท พบว่าโครงการส่งเสริมการขายตรงตามวัตถุประสงค์ของบริษัทมากที่สุด แต่เนื่องจากเมื่อพิจารณาถึงงบประมาณและสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทแล้วเห็นควรว่าจะต้องนำโครงทั้ง 3 มาพิจารณาตามข้อจำกัดเพิ่มเติม ดังจะแสดงรายละเอียดในตารางดังต่อไปนี้
|
วัตถุประสงค์
|
โครงการ
ส่งเสริมการขาย |
โครงการพัฒนา
ระบบสินเชื่อ |
โครงการพัฒนา
ระบบตรวจเช็คสินค้า |
|
1.เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้า
|
/
|
-
|
-
|
|
2.เพื่อขยายกิจการ
|
/
|
-
|
/
|
|
3.เพื่อเพิ่มความเชื่อถือของบริษัท
|
/
|
/
|
-
|
|
4.เพื่อเพิ่มรายได้ให้แก่บริษัท
|
/
|
/
|
-
|
ตารางเมตริกซ์
Information System-to-Objectives
จากการพิจารณาโครงการทั้ง 4 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดโครงการและผลประโยชน์ พบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์และผลประโยชน์มากที่สุดคือ “โครงการพัฒนาระบบสินเชื่อ” รองลงมาคือ โครงการส่งเสริมการขาย แต่เนื่องจากข้อจำกัดด้านเงินลงทุนของบริษัท ทางบริษัทจึงเห็นควรเลือกโครงการพัฒนาระบบสินเชื่อซึ่งเป็นโครงการขนาดกลางที่ทางบริษัทสามารถให้เงินลงทุนในส่วนนี้ได้ และปฎิเสธ (Reject) โครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า เนื่องจากโครงการพัฒนาระบบสินเชื่อที่มีความสำคัญต่อผลประโยชน์ในอนาคตของบริษัทได้มากกว่าระบบทั้ง 2 ระบบ
Information System-to-Objectives
จากการพิจารณาโครงการทั้ง 4 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดโครงการและผลประโยชน์ พบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์และผลประโยชน์มากที่สุดคือ “โครงการพัฒนาระบบสินเชื่อ” รองลงมาคือ โครงการส่งเสริมการขาย แต่เนื่องจากข้อจำกัดด้านเงินลงทุนของบริษัท ทางบริษัทจึงเห็นควรเลือกโครงการพัฒนาระบบสินเชื่อซึ่งเป็นโครงการขนาดกลางที่ทางบริษัทสามารถให้เงินลงทุนในส่วนนี้ได้ และปฎิเสธ (Reject) โครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้า เนื่องจากโครงการพัฒนาระบบสินเชื่อที่มีความสำคัญต่อผลประโยชน์ในอนาคตของบริษัทได้มากกว่าระบบทั้ง 2 ระบบ
แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งาน โดยจะบอกถึงรายระเอียดของระบบที่จะพัฒนามีดังนี้ ระบบการขาย ระบบงานคลังสินค้า ระบบบัญชี ระบบซ่อมบำรุงโดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิน 3 ทางเลือก
1.ซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป
2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
3.จัดตั้งทีมงานของเราพัฒนาระบบเอง
ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged
Software) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
|
ลำดับที่
|
ความต้องการในระบบ/เงื่อนไขการพิจารณา
|
การจัดจำหน่ายซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)
|
||
|
|
|
ซอฟต์แวร์1
|
ซอฟต์แวร์2
|
ซอฟต์แวร์3
|
|
ความต้องการในระบบตาม
TOR:
|
||||
|
1.
|
หน้าที่การทำงาน
|
ตรงตาม
ข้อกำหนดในTPR:
|
ตรงตาม
ข้อกำหนดในTPR:
|
ตรงตาม
ข้อกำหนดในTPR:
|
|
2.
|
ความยืดหยุ่น
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระโครงสร้างหลัก
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระโครงสร้างหลัก
|
ไม่สามารถปรับแต่งได้
|
|
เงื่อนไข
|
||||
|
1.
|
ต้นทุน
รวมค่าบำรุงรักษาระบบ
|
500,000บาท
|
450,000บาท
|
390,000บาท
|
|
2.
|
การบริการหลังการขายชุดซอฟต์แวร์ของผู้ขาย
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน2วันโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน2วันโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย
|
ติดตั้งและเรียนรู้ด้วยตัวเอง
|
|
3.
|
คู่มือการประกอบการใช้งาน
|
มีคู่มือการใช้
งานพร้อมสอบถามบัญหาได้ทาง
โทรศัพท์
|
มีคู่มือการใช้งานพร้อมสอบถามบัญหาได้ทางโทรศัพท์
|
มีคู่มือการใช้
งานพร้อมสอบถามบัญหาได้ทาง
โทรศัพท์
|
|
4.
|
ระยะเวลาการส่งมอบระบบ
|
30วัน
|
30วัน
|
31วัน
|
การประเมินแนวทางเลือกที่ 1
ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 3 ระดับ ดังนี้
น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง
ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้
|
ลำดับที่
|
ความต้องการในระบบ/เงื่อนไขการพิจารณา
|
การจัดจำหน่ายซอฟต์แวร์สำเร็จรูป(Packaged Software)
|
||
|
ทีมงาน/ซอฟต์แวร์
|
เปรียบเทียบกานให้น้ำหนัก (คะแนนเต็ม12)
|
|||
|
ซอฟต์แวร์1
|
ซอฟต์แวร์2
|
ซอฟต์แวร์3
|
||
|
หัวหน้าทีม(นักวิเคราะห์ระบบ)
|
3
|
3
|
4
|
|
|
โปรแกรมเมอร์1
|
2
|
4
|
3
|
|
|
โปรแกรมเมอร์2
|
3
|
3
|
4
|
|
|
รวม
|
8
|
10
|
11
|
|
|
คิดเป็นเปอร์เซนต์
|
66.67%
|
83.33%
|
91.66%
|
|
|
เกณฑ์ที่ได้
|
พอใช้
|
ดี
|
ดีมาก
|
|
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1
ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ 2 มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
|
ลำดับที่
|
ความต้องการในระบบ/เงื่อนไขการพิจารณา
|
การจัดจำหน่ายซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)
|
||
|
เงื่อนไขการพิจารณา
|
บริษัทซอฟต์แวร์ กรุ๊ป จำกัด
|
บริษัทซอฟต์แวร์
|
บริษัทซอฟต์แวร์
อินเตอร์เนชั่น จำกัด
|
|
|
ความต้องการในระบบตาม
TOR:
|
||||
|
1.
|
หน้าที่การทำงาน
|
ตรงตาม
ข้อกำหนดในTPR:
|
ตรงตาม
ข้อกำหนดในTPR:
|
ตรงตาม
ข้อกำหนดในTPR:
|
|
2.
|
ความยืดหยุ่น
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระโครงสร้างหลัก
|
ไม่สามารถปรับแต่งได้
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระโครงสร้างหลัก
|
|
เงื่อนไข
|
||||
|
1.
|
ต้นทุน
รวมค่าบำรุงรักษาระบบ
|
350,000บาท
|
400,000บาท
|
500,000บาท
|
|
2.
|
การบริการหลังการขายชุดซอฟต์แวร์ของผู้ขาย
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน2วันโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย
|
ติดตั้งและเรียนรู้ด้วยตัวเอง
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน2วันโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย
|
|
3.
|
คู่มือการประกอบการใช้งาน
|
มีคู่มือการใช้
งานพร้อมสอบถามบัญหาได้ทาง
โทรศัพท์
|
มีคู่มือการใช้งานพร้อมสอบถามบัญหาได้ทางโทรศัพท์
|
มีคู่มือการใช้
งานพร้อมสอบถามบัญหาได้ทาง
โทรศัพท์
|
|
4.
|
ระยะเวลาการส่งมอบระบบ
|
1เดือน
|
3เดือน
|
2เดือน
|
|
5.
|
ความเชื่อถือได้ของบริษัท
|
เปิดทำการมาแล้ว
7 ปี
|
เปิดทำการมาแล้ว
2 ปี
|
เปิดทำการมาแล้ว
5 ปี
|
การประเมินแนวทางเลือกที่ 2
ใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้
ใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้
|
ทีมงาน/ซอฟต์แวร์
|
เปรียบเทียบกานให้น้ำหนัก (คะแนนเต็ม12)
|
||
|
บริษัทซอฟต์แวร์ กรุ๊ป จำกัด
|
บริษัทซอฟต์แวร์
|
บริษัทซอฟต์แวร์
อินเตอร์เนชั่น จำกัด
|
|
|
หัวหน้าทีม(นักวิเคราะห์ระบบ)
|
4
|
2
|
4
|
|
โปรแกรมเมอร์1
|
3
|
2
|
3
|
|
โปรแกรมเมอร์2
|
4
|
2
|
3
|
|
รวม
|
11
|
6
|
10
|
|
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์
|
91.66%
|
50%
|
83.33%
|
|
เกณฑ์ที่ได้
|
ดีมาก
|
พอใช้
|
ดี
|
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2
ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกบริษัทซอฟท์แวร์กรุ๊ป จำกัด
จำกัด เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
|
ลำดับที่
|
ความต้องการในระบบ/เงื่อนไขการพิจารณา
|
การว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
|
|
ความต้องการในระบบตาม
TOR:
|
||
|
1.
|
หน้าที่การทำงาน
|
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้เอง
|
|
2.
|
ความยืดหยุ่น
|
ปรับแต่งระบบได้ตามความต้องการของผู้ใช้งาน
และสามารถรองรับเทคโนโลยีสมัยใหม่ในอนาคตได้
|
|
เงื่อนไข
|
||
|
1.
|
ต้นทุน
รวมค่าบำรุงระบบ
|
200,000 บาท
|
|
2.
|
การบริการหลังการติดตั้งแล้วเสร็จ
|
สามารถให้การฝึกอบรมผู้ใช้งานได้รวมถึงการบำรุงรักษาได้ตลอดการใช้งาน
|
|
3.
|
คู้มือประกอบการใช้งาน
|
มีการจัดทำคู่มือประกอบการใช้งาน
|
|
4.
|
ระยะเวลาการส่งมอบระบบ
|
4 เดือน
|
|
5.
|
ขีดความสามารถของพนักงาน
|
ทีมงานทั้ง 3
คนมีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบเองได้
โดยใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีที่มีอยู่แล้ว
|
การประเมินแนวทางเลือกที่3
ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3
ทางทีมงานได้พิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำไว้เป็น TOR โดยใช้ระยะเวลาดำเนินกิจการจำนวนทั้งสิ้น 4 เดือน และมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 240,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าบำรุงรักษา ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ด เป็นต้น)
เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม
ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทาง จะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนา พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
ตารางเปรียบเทียบการพิจารณาแนวทางเลือกทั้งสามแนวทาง
|
ลำดับที่
|
ความต้องการในระบบ
|
แนวทางเลือกทั้งสามทาง
|
|||||
|
เงื่อนไขการพิจารณา
|
การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป
|
การว่าจ้างบริษัทซอฟต์แวร์กรุ๊ป
จำกัดเพื่อพัฒนาระบบ
|
ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ
|
||||
|
ความต้องการในระบบตาม
TOR:
|
|||||||
|
1.
|
หน้าที่การทำงาน
|
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้
จัดทำไว้
|
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้
|
สามารถพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการที่ได้จัดทำไว้
|
|||
|
2.
|
ความยืดหยุ่น
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระโครงสร้างหลักขององค์กร
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระโครงสร้างหลักขององค์กร
|
ปรับแต่งได้ตามความต้องการของผู้ใช้งานและสามารถรองรับเทคโนโลยีสมัยใหม่ในอนาคตได้
|
|||
|
เงื่อนไข
|
|||||||
|
1.
|
ต้นทุน
รวมค่าบำรุงรักษาระบบ
|
300,000บาท
|
500,000บาท
|
200,000บาท
|
|||
|
2.
|
การบริการหลังการขายติดตั้งแล้วเสร็จ
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน2วันโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย
|
ติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งาน1วันโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย
|
ฝึกอบรมแก่ผู้ใช้งาน
รวมถึงการบำรุงรักษาระบบได้ตลอดการใช้งาน
|
|||
|
3.
|
คู่มือการประกอบการใช้งาน
|
มีคู่มือการใช้
งานพร้อมสอบถามบัญหาได้ทาง
โทรศัพท์
|
มีคู่มือการใช้งานพร้อมสอบถามบัญหาได้ทางโทรศัพท์
|
จัดทำคู่มือประกอบการใช้
งาน
|
|||
|
4.
|
ระยะเวลาการส่งมอบระบบ
|
1เดือน
|
1เดือน
|
4เดือน
|
|||
ข้อเสนอแนะแนวทางเลือกทั้งสาม
หัวหน้าทีมงาน (นักวิเคราะห์ระบบ) ได้ทำการเปรียบเทียบและให้ข้อเสนอแนะทั้งสามทาง เพื่อเป็นข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจ ก่อนที่จะนำเสนอแนวทางเลือกในการพัฒนาระบบการจัดการทางการตลาด โดยมีข้อเสนอแนะดังนี้
แนวทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)
ข้อดี ระบบมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด รวมทั้งประหยัดเวลาในการติดตั้งด้วย
ข้อเสีย ราคาค่อนข้างสูงเมื่อเปรียบเทียบกับแนวทางที่ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบเอง เป็นจำนวนเงินทั้งสิ้น 500,000 บาท อีกทั้งทีมงานจำเป็นต้องเรียนรู้ในรายละเอียดทั้งหมด ทำให้ต้องใช้ระยะเวลาประมาณ 60 วัน ส่วนการปรับปรุงและแก้ไขเพิ่มเติมไม่กระทบโครงสร้างหลักของระบบ หากมีการแก้ไขปรับปรุงเพิ่มในอนาคตจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นต่างหาก ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการจัดทำข้อตกลงในสัญญา
แนวทางเลือกที่ 2 การว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing)
ข้อดี ระบบมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด สามารถปรับปรุงแก้ไขได้ในระหว่างขั้นตอนการพัฒนาระบบ
ข้อเสีย ทีมงานต้องจัดทำ TOR ให้ครบถ้วนสมบรูณ์ที่สุด เพื่อป้องกันการเข้าใจไม่ตรงตามข้อกำหนด ซึ่งการว่าจ้าง Outsourcing มีค่าใช้จ่ายสูงสุดเมื่อเปรียบเทียบกับราคาทั้งสามแนวทาง อีกทั้งข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัทอาจถูกเปิดเผยได้
แนวทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)
ข้อดี ระบบมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด สามารถปรับปรุงแก้ไขระบบได้ตลอดเวลาตามต้องการ รวมถึงค่าใช้จ่ายต่ำสุดเมื่อเปรียบเทียบทั้งสามแนวทางเป็นจำนวนเงินทั้งสิ้น 200,000 บาท นอกจากนี้ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีในการทำงานร่วมกันระหว่างทีมงานกับผู้ใช้งาน
ข้อเสีย มีระยะเวลาในการดำเนินการมากที่สุดประมาณ 5 เดือน และหากมีงานอื่นที่ต้องทำในระหว่างการพัฒนาระบบ ก็จะทำให้ระยะเวลายืดเยื้อไปอีกจึงจำเป็นต้องมีแผนการรองรับในเรื่องนี้ด้วย
ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด
หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้
|
ทีมงาน/ซอฟต์แวร์
|
เปรียบเทียบกานให้น้ำหนัก (คะแนนเต็ม12)
|
||
|
การจัดซื้อซอฟต์แวร์
สำเร็จรูป 2
|
การว่าจ้างบริษัทซอฟต์แวร์กรุ๊ป
จำกัด เพื่อพัฒนาระบบ
|
ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ
|
|
|
หัวหน้าทีมผู้บริหาร
|
3
|
3
|
4
|
|
ทีมงานผู้บริหาร1
|
3
|
3
|
4
|
|
ทีมงานผู้บริหาร1
|
3
|
2
|
4
|
|
รวม
|
9
|
8
|
12
|
|
คิดเป็นเปอร์เซ็นต์
|
75%
|
66.67%
|
100%
|
|
เกณฑ์ที่ได้
|
ดี
|
พอใช้
|
ดีมาก
|
สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร
ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development) เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้
แผนการดำเนินงานของโครงการ
แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบการจัดการทางการตลาด มีดังต่อไปนี้
1. ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
3. ประมาณการใช้งบประมาณ
4. ประมาณระยะเวลาการดำเนินงาน
ทีมงานผู้รับผิดชอบ
ทีมงานผู้รับผิชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คน จะดำรงตำแหน่งเนื่องจาก โครงการพัฒนาระบบการจัดการทางการตลาด ดังต่อไปนี้
1. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (ผู้บริหารโครงการ) ได้แก่ หัวหน้าแผนกคอมพิวเตอร์ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนการเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
2. โปรแกรมเมอร์ ได้แก่ เจ้าหน้าที่คอมพิวเตอร์จำนวน 2 คน ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบ (Prototype) เพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับ (Feedback) จากผู้ใช้ระบบ
